Hành chính nhân sự đã không còn xa lạ gì đối với người lao động nữa, tuy nhiên vẫn còn nhiều người hiểu chưa đúng về tính chất của nghề nghiệp này, dẫn đến những quan niệm sai lầm rằng hành chính nhân sự là một nghề nhàm chán, máy móc, tối ngày sẽ chỉ làm các công việc liên quan đến giấy tờ.

Admin xin được trích dẫn một đoạn phản hồi của bạn Đỗ Kim Hoa – Long An về những thắc mắc của công việc hành hành chính nhân sự: “Em học về kế toán, làm được một thời gian thì lập gia đình và sinh được một cháu, khối lượng công việc nhiều khiến em không có thời gian chăm sóc cho bé. Em không biết có đúng không nhưng theo những gì em nghe nói về làm hành chính nhân sự là không đòi hỏi nhiều về kiến thức, lẫn kinh nghiệm, chỉ cần biết sử dụng máy tính, máy in là được rồi, với công việc cũng đỡ đau đầu hơn nghề nghiệp của em hiện tại. Nên em định chuyển sang nghề này, không biết có anh chị nào đã và đang làm hành chính nhân sự không, tư vấn giúp em với !”

Vâng, admin được rất nhiều phản hồi với quan niệm và thắc mắc tương tự như trên nhưng sẽ không đưa ra bất kỳ kết luận nào rằng những điều bạn Hoa nêu ra là đúng hay sai, mà ad sẽ thông qua bài viết này, cung cấp cho các bạn những thông tin liên quan về lĩnh vực hành chính nhân sự. Từ đó, giúp các bạn có góc nhìn rõ nét và hiểu biết đúng đắn hơn về nghề nghiệp này, tự mình sẽ đưa ra những quyết định phù hợp nhất với điều kiện bản thân.

Khái niệm hành chính nhân sự và nhân viên hành chính nhân sự

Hành chính – nhân sự thực chất là bộ phận riêng biệt có tính chất khác nhau ở các doanh nghiệp công ty hoạt động với quy mô lớn. Tuy nhiên, ở các công ty vừa và nhỏ thì có thể sử dụng 2 khái niệm như là một phòng/ ban chung, chịu trách nhiệm ở cả 2 mảng là hành chính và nhân sự.
Nhân viên hành chính có nhiệm vụ đảm bảo những vấn đề liên quan đến các công tác hậu cần, giấy tờ, văn phòng phẩm cho công ty, lưu trữ hồ sơ, tài liệu… Ngoài ra, những công việc như đảm bảo lịch công tác cho các bộ phận, bao gồm lên lịch công tác, book vé máy bay, phòng khách sạn cho các nhóm nhân sự cần thiết đi công tác cũng là việc của bộ phận hành chính.
Nhân viên nhân sự thì tùy vào vị trí công việc sẽ đảm nhận những vai trò khác nhau như:
– Phụ trách việc tuyển dụng;
– Phụ trách việc đào tạo;
– Phụ trách mảng BHXH, tiền lương

Theo admin thấy, nếu như mô tả bên trên, thì một nhân viên hành chính nhân sự kiêm nhiệm ở cả hai mảng thì khối lượng công việc sẽ khá nhiều và phức tạp chứ không đơn giản, chỉ cần biết sử dụng máy tính, máy in và có kiến thức về quản lý hồ sơ hành chính là đủ. Ban cảm thấy có chút quá tải chứ không như giống như những gì chị Hoa nghe “người ta nói” đúng không? Vì tùy đặc điểm và tính chất công việc mà công ty giao xuống cho một nhân viên kiêm cả hành chính và nhận sự sẽ được phân bổ một cách phù hợp cho các nhân viên ở trong phòng/ ban chứ không phải một nhân viên phải làm tất cả các công việc trên, nên nếu bạn đã biết được các công việc mà một nhân viên nhân sự phải làm thì sẽ dễ dàng hơn trong lúc deal công việc với nhà tuyển dụng.

Vai trò của hành chính nhân sự trong doanh nghiệp

Như các bạn đã biết, mỗi doanh nghiệp phải có một bộ phận chịu trách nhiệm về các công tác liên quan đến hành chính nhân sự. Vậy cụ thể vai trò của bộ phận này là gì?

1. Công tác tuyển dụng và đào tạo

Việc tìm hiểu nhu cầu tuyển dụng nhân sự, lập kế các hoạch tuyển dụng nhân sự, cũng như triển khai các kế hoạch đó là do bộ phận hành chính nhân sự chịu trách nhiệm xử lí. Đây là một trong số những vai trò quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự trong một doanh nghiệp, giúp thu hút được những talent (nhân tài) tiềm năng về cho doanh nghiệp. Đồng thời, bộ phận cũng phụ trách về đào tạo các kiến thức cơ bản về doanh nghiệp như các quy định, nội quy, hợp đồng…cho người mới vào, cũng như sắp xếp các lớp đào tạo kỹ thuật chuyên môn, nâng cao tay nghề cho người người đã làm việc được một thời gian.

2. Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên

Bên cạnh đó, bộ phận hành chính nhân sự còn là bộ phận chịu trách nhiệm việc thiết lập, vận hành, quản lý các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên dựa trên bảng đánh giá năng lực KPI của doanh nghiệp. KPI chỉ số đo lường hiệu suất, hiệu quả, chất lượng thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn doanh nghiệp? KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicators (chỉ số đánh giá thực hiện công việc). Dựa trên các chỉ số này, nhân viên sẽ được khen thưởng bằng quà hoặc lương theo tháng/ quý/ năm, vừa khích lệ được tinh thần làm việc hăng say, hiệu quả công việc cao, vừa là chính sách tốt đãi ngộ để giữ chân những nhân viên xuất sắc.

3. Hành chính nhân sự giúp duy trì không khí làm việc tốt

Một bầu không khí làm việc căng thẳng, áp lực đè nặng lên vai của nhân viên sẽ làm giảm đi năng suất làm việc. Chính lúc này, nhân viên hành chính nhân sự sẽ thể hiện vai trò không hề nhàm chán của mình chính là sử dụng kỹ năng “giao tiếp” để lấy ý kiến phản hồi từ các nhân viên. Sau đó, tìm kiếm và đề xuất lên phía ban lãnh đạo về các biện pháp nhằm thay đổi môi trường làm việc thoải mái, giúp nhân viên phát huy hết khả năng của mình.

4. Hành chính nhân sự giúp giải quyết các mâu thuẫn

Vấn đề mâu thuẫn giữa các bộ phận trong doanh nghiệp rất thường xuyên xảy ra. Lúc này, nhân viên hành chính nhân sự với vai trò trung lập, điều hòa lại “nhiệt độ” giữa hai bên. Đây cũng là công việc đòi hỏi khả năng giao tiếp, xử lý và giải quyết vấn đề cũng như sự công tâm trong lúc giải quyết vấn đề mâu thuẫn giữa đôi bên. Từ đó mới thấy được rằng, công việc hành chính nhân sự không đơn thuần là công việc bàn giấy như phản hồi mà chị Hoa đã đề cập.

Công việc hành chính nhân sự là gì?

Đến lúc này, chắc chắn đã có nhiều bạn có ý định “bỏ nghề” khi biết được nhiều vai trò mà một nhân viên hành chính nhân sự phải đảm đương. Nhưng khoang nản lòng, các bạn đã quên rằng ad đã nói khối lượng công việc sẽ được ban lãnh đạo chia đều cho các nhân viên ở trong phòng/ ban cho phù hợp hay sao? Bên dưới đây, ad sẽ nêu cụ thể các công việc mà một nhân viên hành chính nhận sự cần phải học và có thể làm trong một doanh nghiệp để các bạn lựa chọn lộ trình học nghề phù hợp. Cụ thể:

1. Đối với công việc hành chính.

– Quản lý, sắp xếp văn bản, hồ sơ một cách khoa học.
– Tổ chức lưu trữ văn bản, hồ sơ (bản cứng và bản mềm).
– Cập nhật dữ liệu trong máy tính: thư đi, thư đến, hợp đồng…
– Tạo các biểu mẫu phục vụ cho công việc quản lý một cách có hệ thống.
– Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp quản lý giao.

2. Đối với công việc nhân sự.

– Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng;
– Liên hệ với các đơn vị cung ứng dịch vụ tuyển dụng nhân sự để tuyển nhân viên cho công ty;
– Vận hành hệ thống lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác theo đúng quy định của công ty;
– Tham gia xây dựng và giám sát triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc tại các phòng ban, đơn vị đúng quy định;
– Theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao động toàn công ty;
– Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách lao động công ty;
– Thực hiện các công việc khác liên quan dưới sự chỉ đạo của trưởng ban nhân sự;
– Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên.

Từ những công việc trên thì nhân viên hành chính nhân sự cần phải được đào tạo kiến thức lẫn kỹ năng như sau:

Thứ nhất, ở mảng hành chính cần phải có:

– Kỹ năng quản lý;
– Kỹ năng lập kế hoạch;
– Chịu được áp lực công việc;
– Sử dụng máy vi tính thành thạo;
– Nhanh nhẹn, giao tiếp tốt. Cẩn thận, chịu khó, có tinh thần ham học hỏi;
– Năng động, sáng tạo, trung thực và hòa đồng;
– Có tinh thần trách nhiệm cao, làm việc theo nhóm và độc lập;
– Có kỹ năng quản lý.

Thứ hai, ở mảng nhân sự cần phải có:

– Am hiểu Luật lao động, bảo hiểm, quy chế lương thưởng, ngày phép là yêu cầu bắt buộc;
– Có kinh nghiệm tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo;
– Tính cách hướng ngoại, năng động, hòa đồng;
– Có khả năng xử lý tình huống tốt

Vậy nên học hành chính nhân sự ở đâu để có thể đi làm ngay?

Từ những thông tin mà chúng ta tìm hiểu bên trên thì để làm được công việc hành chính nhân sự các bạn nên:
– Học vững lý thuyết tại các trường đại học, cao đẳng
– Tham gia các khóa học thực tế đào tạo thực tế tại các trung tâm đào tạo hành chính nhân sự uy tín để có nhiều cơ hội thực hành, rèn luyện thường xuyên
– Tham gia vào các hội, nhóm liên quan đến hành chính nhân sự để học hỏi kinh nghiệm từ những người đàn anh đi trước
– Tìm việc làm hành chính nhân sự, tự mình trải nghiệm công việc

Sau đây ad cũng xin giới thiệu cho các bạn một số trung tâm hành chính nhân sự mà theo ad là uy tín, chất lượng trên địa bàn Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, được nhiều bài review về các khóa học hành chính nhân sự công nhận:
– Trung tâm hành chính nhân sự Vinatrain (Hệ Thống Đào Tạo Nghiệp Vụ Thực Tế VinaTrain)
– Trung tâm hành chính nhân sự Trung Phương
– Trung tâm GEC
– The Institute of Asia Studies (IAS)

Qua bài viết này, như là một lời giải đáp cho chị Hoa cũng như các bạn đang có những bận tâm về việc có nên học hành chính nhân sự hay không hoặc học hành chính nhân sự cần học những gì. Hy vọng các bạn đã có được cho mình hướng đi đúng đắn đắn hơn, bởi vì hành chính nhân sự hiện tại đang là một nghề được rất nhiều doanh nghiệp “săn đón”, nguyên nhân do thiếu nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn và kỹ năng đạt yêu cầu.
Chúc các bạn thành công!

Biên soạn bởi: Biên tập viên Hải Trúc