• Trang chủ
  • Thư Viện
  • Công Việc Nhân Viên Hành Chính Phải Làm Là Gì? Mô Tả Chi Tiết
41 lượt xem

Công Việc Nhân Viên Hành Chính Phải Làm Là Gì? Mô Tả Chi Tiết

Làm hành chính nhân sự cần học những gì?

Nhân viên hành chính là gì ? –  “Công việc nhân viên hành chính phải làm những gì?” có phải bạn đang quan tâm tới chủ đề này đúng không? Đừng bỏ qua bài viết mô tả cụ thể công việc của nhân viên nhân sự phải làm trong tổ chức do chuyên trang Tuyensinhdhcd.vn trình bày tại đây nhé.

Công Việc Nhân Viên Hành Chính Phải Làm Là Gì?
Công Việc Nhân Viên Hành Chính Phải Làm Là Gì?

Nhân viên hành chính là gì?

Nhân viên hành chính hay còn được gọi là hành chính nhân phòng , đây là bộ phận không thể thiếu của bất kì một công ty lớn nhỏ nào. Nó đảm nhiều nhiều công việc liên quan đến các thủ tục hành chính hay lễ tân đón khách, tổ chức công tác lưu trữ văn thư hỗ trợ cho tất cả nhân viên của công ty, ngoài ra còn còn đảm nhiệm tư vấn pháp lý cho cấp trên. Tính chất công việc khá nhiều mà nhiều công ty tổ chức hành chính nhân sự hoặc hành chính tổ chức được sắp xếp chung để tiện hơn cho việc hỗ trợ công việc lẫn nhau.

Công việc của nhân viên hành chính phải làm là gì?

Như đã nói ở trên thì nhân viên hành chính cần làm khá nhiều công việc.Cụ thể là những công việc như sau:

Nhóm các nghiệp vụ về công tác hành chính

Quản lý giấy tờ, hồ sơ

  • Nhân viên hành chính tiếp nhận mọi loại giấy tờ, hồ sơ… gửi  đến  bộ phận liên quan khác
  • Lưu trữ các loại thủ tục, giấy tờ quan trọng
  • Thông tin, báo cáo nhân viên đau ốm, nghỉ phép, thai sản nhân viên hành chính cũng là nơi tiếp nhận và xử lý.
  • Xây dựng các loại văn bản theo yêu cầu của cấp trên cũng như văn bản của các phòng khác, in ấn và phát hành khi cần thiết.

Lễ tân văn phòng

  •  Nhân viên hành chính có nhiệm vụ tiếp nhận các cuộc gọi đến và chuyển cuộc gọi đến các bộ phận liên quan. Bên cạnh đó, đón tiếp khách hàng khi đến công ty.
  • Chuẩn bị tài liệu, giấy tờ, nước uống cho các cuộc họp theo yêu cầu.
  • Tiến hành tổ chức các sự kiện với khách hàng, sự kiện cho nhân viên theo yêu cầu của ban lãnh đạo

Quản lý tài sản, thiết bị

  • Theo dõi và lập danh sách, lên kế hoạch mua, tu sửa các trang thiết bị, tài sản cho công ty phù hợp với yêu cầu thực tế, đảm bảo cho nhân viên được làm việc tốt nhất.
  •   Lên danh sách mua các thiết bị văn phòng kịp thời phục vụ cho quá trình công việc của công ty.

Nhóm nghiệp vụ về nhân sự

Quản lý hồ sơ nhân viên

  • Tổ chức tuyên nhân sự cho công ty theo yêu cầu của lãnh đạo
  •  Theo dõi quá trình thử việc của nhân viên và ký hợp đồng lao động.
  •   Mỗi tháng báo cáo cho lãnh đạo về tình hình nhân sự
  •  Cập nhật và bổ sung đầy đủ hồ sơ của nhân viên theo quy định pháp luật.

Thủ tục liên quan tới bảo hiểm xã hội như 

  • Làm các thủ tục cáo báo BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng với cơ quan bảo hiểm
  • Lập tờ khai cấp sổ bảo hiểm cho NLĐ
  • Theo dõi việc giải quyết chính sách – chế độ cho NLĐ: Thôi việc, Thai sản, đau ốm, tai nạn lao động, chế độ dưỡng sức, nghỉ hưu… theo chính sách Công ty phù hợp với quy định của nhà nước Việt nam..
  • Chốt sổ và trả sổ cho người lao động nghỉ việc
  • Báo cáo, tư vấn các thông tin liên quan cho
  • Cập nhật các văn bản pháp luật có liên quanchính sách bảo hiểm cho người lao động.

Các nghiệp vụ liên quan đến tiền công, tiền lương

  • Chấm công, tính lương, hỗ trợ bộ phận nhân sự trong các công việc có liên quan.
  • Lập bảng lương, thực hiện chế độ và thủ tục thanh toán lương cho người lao đông
  • Hoàn thiện các chế độ chính sách lien quan tới tiền công tiền lương theo quy định tại công ty
  • Đảm bảo quỹ lương được cân đối trong quy hoạch, thực hiện đúng nguyên tắc tính đúng,tính đủ lương cho người lao động

Các nghiệp vụ về thuế và chính sách 

  • Lập hợp đồng lao động, hoàn thiện hồ sơ giấy phép khi có giao kết với người lao động mới hoặc sa thải người lao động cũ nghỉ  việc.
  • Giải quyết những tranh chấp phát sinh liên qua đến lao động
  • Bổ sung góp ý với ban lãnh đạo xây dựng định biên và cớ chế chính sách cho nhân sự tại doanh nghiệp
  • Thực hiện các chế độ chính sách để đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong tổ chức

Ngoài ra có thể thực hiện thêm các nghiệp vụ khác:

  • Hỗ trợ thủ tục xin cấp Visa, Giấy phép lao động, Thẻ tạm trú cho Người nước ngoài
    Các công việc khác theo chỉ đạo của Trưởng bộ phận và Ban Giám Đốc công ty

Những kỹ năng và trình độ nhân viên hành chính

Công việc của nhân viên hành chính phải làm là gì?
Công việc của nhân viên hành chính phải làm là gì?

Nói đến nhân viên hành chính được xem như là bộ phận liên lạc của công ty, ngoài hỗ trợ công việc hành chính và giải đáp thắc mắc của họ. Công việc của nhân viên hành chính không đòi hỏi chuyên môn quá cao chỉ cần là trung cấp những chuyên về ngành lưu trữ dữ liệu, các loại văn thứ…Ngoài ra nhân viên hành chính cũng đòi hỏi những kỹ năng liên quan như:

  •  Hiểu được hết các quy trình hành chính, nắm được quy tắc quản lý hồ sơ giấy tờ công ty hay doanh nghiệp.
  •  Đặc biệt phải biết và thành thạo các công cụ tin học để làm việc như Word, Excel để in và đánh văn bản cần thiết.
  •  Phải có tố chất cúng như kỹ năng tổ chức tốt
  •  Kỹ năng giải quyết vấn đề là cá nhân mỗi người cần có
  •   Biết cách giao tiếp tốt cả lời nói và văn bản
  •   Luôn cẩn thận và tỉ mỉ khi làm một công việc nào đó

Để làm nhân viên hành chính cần học những gì?

Bạn đang có nguyện vọng làm nhân viên hành nhưng chưa biết học những gì. Là một nhân viên hành chính chúng ta cần phải học nhiều thức và trau dồi cho bản thân những kỹ năng cơ bản cần có của một nhân viên hành chính. Với ngành nghề nào cũng vậy kiến thức chuyên môn luôn là nền tảng để bạn phát triển công việc cũng như khả năng bản thân của mình. Nói về lý thuyết bạn có thể tham gia học các bộ môn như:

  • Cách soạn văn bản hợp đồng, ký kết hợp tác, thuế, hồ sơ nhân lực, bảo hiểm,…
  • Lưu trữ, nhập dữ hồ sơ, quản lý cơ sở vật chất công ty
  • Cách tổ chức một chương trình  meeting cho công ty là như thế nào
  • Tuyển dụng cơ bản (cách tuyển nhân viên cho các phòng ban theo yêu cầu cấp trên)
  • Kế toán cơ bản (hỗ trợ kế toán chấm công, tính lương chi trả cho nhân viên)
  • Bảo hiểm trong doanh nghiệp (cách làm thủ tục, giấy tờ để mua bảo hiểm cho công ty mình đang công tác).
  • Cách chấm công và lên bảng lương hàng tháng

Để trở thành một nhân viên hành chính đúng nghĩa thì bạn cần phải học đầy đủ những kiến thức đó và kết hợp với kỹ năng đời sống, và các kỹ năng mà bản thân mình tích lũy được sẽ rất tốt cho công việc và sự nghiệp thăng tiến của bạn sau này.

Đó là những yêu cầu về kỹ năng cũng như kiến thức của nhân viên hành chính cần có mới có thể apply CV vào vị trí mình muốn được. Những với mỗi công ty đầu công việc cũng sẽ khác nhau tùy người quản lý. Ví dụ như một công ty cũng có thể giao cho bạn cả công việc của bộ phận kế toán vì thế kỹ năng tính toán, thu chi sổ sách bạn cần phải nắm được và thành thạo.

Trung tâm đào tạo nhân viên hành chính ngắn hạn nào tốt?

Bạn muốn làm nhân viên hành chính nhưng không có thời gian học hay nếu bạn chưa biết học hành chính nhân sự ở đâu thì bạn nên thử đăng ký học tại các trung tâm như:

1, Trung tâm đào tạo nhân viên hành chính ngắn hạn VinaTrain

Trung tâm đào tạo nhân viên hành chính ngắn hạn nào tốt?
Trung tâm đào tạo nhân viên hành chính ngắn hạn nào tốt?

VinaTrain được xem là hệ thống đào tạo hành chính nhân sự hàng đầu hiện nay. Thế mạnh của trung tâm là đào tạo học viên với các kiến thức cũng như thực hành thực tế. Giảng viên giảng dạy là nguồn chất lượng mà VinaTrain đặc biệt quan tâm, ở đây hầu như thầy cô đều là những người có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân viên hành chính hay là những người có một chức vụ khá cao trong doanh nghiệp tới đây để chia sẻ kinh nghiệm và truyền đạt lại kiến thức cho các em.

Với khóa học nhân viên hành chính thì VinaTrain có các khóa học cơ bản như:

  • Các quy trình về hành chính
  • Thủ tục bảo hiểm doanh nghiệp
  • Pháp chế lao động
  • Kiến thức về  tính lương cho nhân viên
  • Các quy trình và kỹ năng hội nghị, tổ chức sự kiện …
  • Hướng dẫn cách giải quyết những vấn đề về nhân sự

2, Học viện chiến lược nhân sự HSM

Học viện chiến lược nhân sự HSM
Học viện chiến lược nhân sự HSM

HSM đây là một cái tên mà được khá nhiều học viên quan tâm đến bởi ở đây chuyên đào tạo hành chính nhân sự từ cơ bản đến nâng cao. Học viên HSM từng liên kết với nhiều đơn vị danh tiếng như VNEXT, công ty MISA, tập đoàn giáo dục Edufit… Chương trình đào tạo ở đây chuyên về các lĩnh vực như:

  • Kiến thức thực tế về đo lường hiệu quả đào tạo doanh nghiệp
  • Quy trình quản lý nhân viên
  • Các tư duy nhân sự
  • Nắm được kỹ năng thiết kế khoá học hiện đại
  • Lập và khai hệ thống đánh giá kết quả công nhân viên
  • Kiến thức ngành nhân sự thực hành

3, Trung tâm VNNP Việt Nam

Trung tâm VNNP Việt Nam thuộc top của những đơn vị hành nhân sự được đông đảo học viên đăng ký nhất. Ở đây chỉ chuyên đào tạo các lớp học theo yêu cầu của một doanh nghiệp, giúp học viên tiếp cận kiến thức chuyên sâu và nắm vững hơn về kiến thực tế trong công việc.

Trung tâm VNNP Việt Nam
Trung tâm VNNP Việt Nam

  • Kiến thức thực tế quản lý công tác nhân sự công ty
  • Quy trình quản lý nhân sự khép kín 4.0
  • Biết được chức năng và nhiệm vụ phòng hành chính
  • Nắm đầy đủ các kỹ năng thực hiện quản lý vị của từng công việc
  • Kiến thức thực tế quản công tác hành chính của công ty
  • Nắm được kỹ năng quản lý công việc hành chính văn phòng
  • Biết cách làm thế nào để thuyết trình hay, thuyết phục, giải quyết được vấn đề muốn bàn
  • Cách làm thế nào tháo gỡ khó khăn theo mô hình của một doanh nghiệp lớn, nhỏ

Tạm kết:

Với những kỹ năng, kiến thức cũng như trung tâm đào tạo nhân viên hành chính thì chắc hẳn bạn đã biết được thêm cho mình “công việc nhân viên hành chính phải làm là gì?” rồi đúng không nào. Chúng tôi rất hy vọng với những chia sẻ này là nội dung mà các bạn đang muốn biết nhất, hy vọng nó sẽ giúp được phần nào trong công việc hiện tại hoặc tương lai của bạn.

Tác giả: Ngọc Diễm

Bài viết mới cập nhật:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

The maximum upload file size: 2 MB. You can upload: image, audio, video, document, spreadsheet, interactive, text, archive, code, other. Links to YouTube, Facebook, Twitter and other services inserted in the comment text will be automatically embedded.