Nhân viên chứng từ trong ngành xuất nhập khẩu hiện đang được tuyển dụng rất nhiều, công việc này phù hợp với cả nam và nữ nên nhu cầu tìm kiếm về mô tả công việc của nhân viên chứng từ sẽ phải làm những gì và lợi ích trong tương lai khá cao. Để đáp ứng nhu cầu trên, tác giả xin được tổng hợp và chia sẻ một số thông tin liên quan đến vị trí này qua bài viết dưới đây. Chúng ta cùng tham khảo nhé!
Vị trí công việc của nhân viên chứng từ là gì?
Nhân viên chứng từ hay còn gọi là Document staff là tên gọi chung chung khi tuyển dụng nhưng khi làm việc bạn sẽ thấy chia ra nhiều mảng khác nhau. Trong các công ty kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu – logistics như: Coloader, Forwarder, Carriers thường tuyển dụng các vị trí:
- Chứng từ hàng sea xuất
- Chứng từ hàng sea nhập
- Chứng từ hàng air xuất – nhập khẩu
- Nhân viên chứng từ khai báo hải quan
- Chứng từ bộ phận cước – logistics
- Chứng từ vị trí thanh toán quốc tế
- Chứng từ bộ phận thủ tục hải quan giấy phép…
Ngoài ra, ở các công ty sản xuất thương mại, mua bán xuất nhập khẩu, vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cũng được xem là vị trí nhân viên mua hàng – Purchasing Staff.
Công việc của nhân viên chứng từ phải làm là gì?
Tùy từng vị trí và quy mô doanh nghiệp mà nhân viên chứng từ sẽ làm việc ở mức độ nào nhưng các nghiệp vụ cơ bản bạn cần phải làm được như sau:
- Sau khi thỏa thuận giá cả với khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ nhận Booking từ khách hàng.
- Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và sắp xếp theo tiến độ của công việc.
- Làm hợp đồng, soạn thảo hóa đơn, invoice, PO, Packing list, DO…
- Chuẩn bị chứng từ, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa như làm C/O, lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đặc biệt.
- Làm chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu cung cấp các thông tin cần thiết Làm House Bill, hoặc Telex Release trong những trường hợp cần thiết, ngoài ra làm các hợp đồng khác như thuê cont, bãi, kiểm soát các loại phí phí DEM/DET, vệ sinh, vận chuyển cont…
- Thanh toán quốc tế làm hợp đồng, chuẩn bị chứng từ theo hình thức: L/C, T/T, D/A…
- Lưu trữ hồ sơ đặt hàng, mua hàng, như: Thư từ giao dịch liên quan, đơn đặt hàng, bộ chứng từ, hàng mẫu, luôn nắm được tình hình và kiểm soát được lịch chuyển hàng và giao nhận hàng, giải quyết thông tin phát sinh liên quan khi giao nhận hàng, thông quan, vấn đề thuê xe vận tải, kho bãi…
- Liên hệ với đại lý nước ngoài về vận chuyển hàng hóa, thông tin vận tải, giá cả những vấn đề khác kết hợp với phòng kế toán và những phòng ban khác để bảo đảm tiến độ công việc
- Cập nhật thông tin văn bản pháp luật liên quan đến dịch vụ hàng hóa
Về cơ bản là những đầu việc như vậy còn làm thêm gì bạn sẽ thực hiện theo phân công của cấp trên và mức độ chuyên môn hóa của công ty bạn.
Đặc thù và yêu cầu công việc của nhân viên chứng từ
- Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải xử lý rất nhiều việc do đặc thù xuất nhập khẩu là giải quyết những tình huống vận tải và sử dụng hàng hóa. Họ cần sự tập trung và tư duy logic, kỹ năng đàm phán vì mỗi tình huống vận chuyển khác nhau, đòi hỏi nhân viên chứng từ phải nắm được bản chất công việc mình đang làm. Nhân viên chứng từ phải cẩn thận và cần có thái độ tốt. Mọi sai lầm đều có thể dẫn đến hao tổn chi phí của các bên nên có câu nói thế này: “Mọi sai lầm đều phải trả giá bằng tiền hoặc rất nhiều tiền”. Vì thế, bạn phải biết cách tự chịu trách nhiệm với những gì mình đã làm. Cách tốt nhất ở đây là biết tổ chức, sắp xếp các công đoạn sao cho hợp lý, làm theo trình tự để đảm bảo công việc của 1 ngày được hoàn thành.
- Có khả năng giao tiếp Tiếng Anh mức độ cơ bản: Viết mail, gọi điện, đọc tài liệu tiếng anh.
- Nhân viên chứng từ cần có kĩ năng tin học văn phòng, biết sử dụng các công cụ, phần mềm tính toán, quản lý dữ liệu cần thiết.
Chưa có kinh nghiệm có làm được công việc của nhân viên chứng từ không?
Trong nhiều trường hợp, công ty không thích tuyển người đã có kinh nghiệm rồi vì ở công ty cũ, cách làm như vậy mới đúng nhưng khi qua doanh nghiệp mới cách làm đó không phù hợp nữa. Vì vậy, với một số người bảo thủ, chậm thích nghi sẽ mất thời gian lâu để thay đổi thành ra lại là trở ngại trong quá trình làm việc.
Mình có nghe một câu chuyện mà thầy dạy nghiệp vụ mình kể lại: Công ty tuyển dụng vị trí chứng từ sea xuất – nhập, họ tuyển 02 người: 01 bạn mới chưa có kinh nghiệm được đào tạo khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu cơ bản và 01 người đã có 03 năm kinh nghiệm khi vào môi trường mới chỉ sau 02 tuần bạn chưa có kinh nghiệm làm tốt hơn về quy trình mặc dù hơi chậm hơn 01 chút vì bạn ấy luôn cố gắng học hỏi và ghi nhớ cẩn thận những gì được hướng dẫn, còn người có kinh nghiệm rồi thì thường xuyên sai sót khi làm hoặc không nhận góp ý từ đồng nghiệp vì nghĩ không cần thiết và cho rằng không làm được ở đây thì qua chỗ khác làm nên họ không cố gắng hết mình và nếu phải chọn nhận ai thì bạn biết rồi đó.
Từ ví dụ trên, người chưa có kinh nghiệm với người đã có kinh nghiệm đều có những thế mạnh riêng. Vậy nên, cơ hội đến với ai là do sự thích nghi, sự chuẩn bị và cố gắng của bản thân mỗi người. “Hiệu suất lao động” là thứ vũ khí chắc chắn bạn nên đưa ra để thuyết phục nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, nhớ sau khi thuyết phục được rồi thì bạn phải chứng minh nhé.
Tạm kết:
Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn thêm nhiều thông tin bổ ích để có cái nhìn tổng quát hơn về công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần làm những gì. Tác giả cũng mong thông qua đây sẽ có thêm động lực cho các bạn mới bước chân vào nghề hoặc các bạn muốn chuyển ngành ước chừng được cơ hội việc làm của mình mà đưa ra quyết định đúng đắn nhất.
Chúc bạn thành công!
Nguồn: Trà Linh – Biên tập viên
Mục lục nội dung
Chat với tư vấn viên
Gọi ngay
Em muốn học khóa học nào mà làm được bên chứng từ khai báo thì nên hoc khóa học nào nhỉ
chứ em hoang mang quá ạ. Đọc trên mạng thì cứ mông lung,
Admin ơi làm thế nào để mua hàng với giá cả hợp lý và chọn được nhà cung cấp uy tín? Khi trở thành nhân viên chứng từ XNK công việc hàng ngày của em là gì ạ? Em đọc mà changr hiểu gì hết
Em học ngôn ngữ Anh thì có thể xin việc vị trí chứng từ xuất nhập khẩu không ạ? Hiện tại em đang cần tư vấn khóa học liên quan đến chứng từ, ad tư vấn giúp em nhé.Em cảm ơn anh/chị ạ
Em chào Ad, hiện tại em đang có nhiều băn khoăn về công việc của mình, rất mong nhận được tư vấn của những anh chị đi trước nhiều kinh nghiệm.
Em tốt nghiệp FTU được hơn 1 năm, hiện đang làm nhân viên chứng từ cho một công ty Forwarder. Sau hơn một năm đi làm, lương hiện tại của em là 1x triệu. Tại công ty em đang làm, môi trường làm việc rất tốt, sếp cũng rất hỗ trợ nhân viên. Tuy nhiên, vì là công việc chứng từ nên sau một năm đi làm em cảm thấy không còn hào hứng, công việc cứ lặp đi lặp lại và em không còn được học thêm nhiều kiến thức nữa. Vì tiếng Anh của em cũng khá ổn, mà công việc thì không phải sử dụng tiếng Anh nhiều, ngoại trừ viết mail cho đại lý. Em cũng không biết với công việc chứng từ liệu sau này em có còn đi lên thêm được nữa không, nhờ anh chị có kinh nghiệm chỉ bảo giúp em.
Em đang có dự định sẽ lấy bằng IELTS trong năm nay, và học thêm kiến thức về XNK (vốn chuyên ngành của em là Kinh tế đối ngoại), để chuyển hướng sang công việc PURCHASING hoặc nhân viên XNK ở công ty sản xuất. Em không biết nếu bây giờ bắt đầu thì có muộn không, và em nên làm gì để chuẩn bị cho sự chuyển hướng của mình. AD tư vấn em với ạ
Xin chào ad, em tên là Phụng. Chuyên ngành du lịch khách sạn. Gần đây,em có ý định chuyển sang ngành XNK. Và e đã từng thử phỏng vấn 1 công ty XNK nhưng họ chỉ nhìn vào CV ko có kinh nghiệm gì về XNK nên e đã rớt ạ. Mặc dù, điểm mạnh của em là thích nghi và học hỏi công việc rất nhanh. Nên em tin là mình sẽ làm được. Tuy nhiên, kết quả ko như em mong đợi. Nếu như e muốn qua ngành XNK thì em cần phải bắt đầu như thế nào? Em muốn tham gia khóa học, ad tư vấn em với ạ Em xin cám ơn ad.
Em 28t mới học xong một khóa xnk rồi giờ đi xin việc làm chứng từ nhưng đâu đâu cũng yêu cầu kinh nghiệm, sales cũng không dám với vì tiếng anh chưa đủ. Xin các anh chị đi trước cho em lời khuyên cần học gì thêm để theo được nghề xuất nhập khẩu này ạ.
Chị họ mình học ở đây ra giờ đi làm rôi cũng bảo y như vây, nhưng chị ấy sắp nghỉ sinh em bé rồi nên k dạy dc cho mình chắc cũng phải đăng ký 1 khóa học thôi k tiếc tiền được. hic, có nên học cả tiếng anh xuất nhập khẩu nữa không tt vinatrain trả lời cho mình vs
Minh mới vừa ra trường nhưng trái ngành thì không biết có học được Chứng từ ko? Ad giải đáp thắc mắc giúp mình với ạ