Các Bước Làm Thủ Tục Hải Quan Cho Người Mới Bắt Đầu

Khai báo hải quan là nghiêp vụ bắt buộc khi xuất nhập khẩu chính nghạch. Bạn chưa có kinh nghiệm khai báo hay lần đầu làm khai báo hàng hóa xuất nhập khẩu. Chỉ cần tìm hiểu qua 08 bước khai báo hải quan cơ bản cho người mới băt đầu bạn sẽ tự làm được khai báo cùng tìm hiểu  tại bài viết này nhé.

Những ai quan tâm về cách khai báo hải quan 

Với dân trong nghề mình sẽ không phải trình bày nhiều.Tuy nhiên có rất nhiều người lần đầu làm xuất nhập khẩu cần biết quy trình trong quá trình tư vấn nghiệp vụ mình thấy khách cần biết về quy trình khai báo chủ yếu thuộc nhóm sau:

• Tự học khai báo xuất nhập khẩu để xin việc
• Tự làm hàng xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp, cá nhân tổ chức
• Muốn tìm hiểu thêm để dễ dàng quản lý công việc
• Đã thuê dịch vụ nhưng muốn giảm chi phí và quản lý tốt hơn nên cần tìm hiểu…

Nếu  không có thời gian đăng ký 1 khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu cho người mới băt đầu hay nhờ gia sư kèm riêng bạn có thể tự học miễn phí trong bài viết này chỉ cần tập trung bạn sẽ nhớ rất lâu 8 bước cơ bản  tư khai báo quản như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa
• Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký với Tổng cục hải quan
• Bước 3: Cài đặt Phần mềm khai báo hải quan VNACCS
• Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
• Bước 5: Khai và truyền tờ khai hai quan
• Bước 6: Lấy lệnh giao hàng
• Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
• Bước 8: Làm thủ tục tại chi cục hải quan

Chúng ta sẽ cùng phân tích cụ thể các bước này như sau.

2. Quy trình tiến hành làm thủ tục hải quan 

Đầu tiên thì bạn cần phải xác định được là bạn hiện đang muốn làm thủ tục cho lô hàng xuất khẩu hay là lô hàng nhập khẩu và xuất khẩu hay nhập khẩu qua đường biển hay là đường hàng không? Chắc hẳn là đối với các lô hàng nhập khẩu sẽ vấp phải nhiều vấn đề hơn thế nên trong bài viết này tôi xin phép được hướng dẫn chi tiết với lô hàng nhập đường biển để bạn đọc dễ hình dung.

Bước 1: Chuẩn bị một bộ chứng từ đầy đủ cho lô hàng hóa nhập khẩu

Trước khi có thể thực hiện làm thủ tục với cơ quan hải quan thì chắc chắn rằng bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ chứng từ cho lô hàng hóa nhập khẩu của mình có thể kể đến các chứng từ sau đây: Hợp đồng thương mại ( là hợp đồng mua bán giữa hai bên thuộc hai quốc gia khác nhau ), hóa đơn thương mại ( invoice ), chi tiết đóng gói hàng hóa ( packing list ), vận đơn đường biển ( vận đơn chủ – Master Bill hoặc là vận đơn thứ cấp – House Bill ), lệnh giao hàng ( Delivery Order – D/O ), các giấy tờ chứng nhận về nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa … Nói chung là tất cả những gì có liên quan đến lô hàng đấy thì bạn đều cần phải chuẩn bị một cách đầy đủ.

Sau khi có được bản mềm thì bạn cần phải kiểm tra ngay tính hợp lý và phù hợp của bộ chứng từ để xem nó có hợp lệ hay là không!Trường hợp phát hiện sai phạm phải chủ động liên hệ với khách hàng lên phương án sửa chữa trước khi khai báo. Hãy nhớ rằng bạn cần phải note lại những điểm chưa được hợp lý và giải thích với bên đối tác của mình ngay chứ nếu như chứng từ mà được chuyển đi thì bạn ắt hẳn sẽ gặp khó khăn và ắt sẽ nảy sinh những chi phí khác tức là gặp phải rủi ro trong việc nhận hàng đấy! Thế nên hãy cẩn thận ngay từ bước đầu này.

Cần lưu ý những chứng từ thường sai  sót các lỗi như sau: ( chứng từ đó là gì? dùng để làm gì? có chứa những nội dung như thế nào? ) nhất là các chứng từ quan trọng sau: Hợp đồng thương mại, Chi tiết đóng gói hàng hóa, Vận đơn chủ hoặc là vận đơn thứ cấp, giấy tờ chứng nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, hóa đơn thương mại. Còn nhiều loại giấy tờ khác, bạn mà rơi vào trong trường hợp nào thì phải đi tìm hiểu các giấy tờ đó để không phạm phải những sai lầm đáng tiếc.

Bước 2: Nếu bạn đã có chữ ký số để khai thuế rồi có thể bỏ qua bước này, nhưng nếu như công ty bạn mới thành lập thì cần phải đăng ký ngay chữ ký số với cơ quan hải quan.

Bạn có thể mua chữ ký số của một số đơn vị cung cấp dịch vụ như là Vietel, FPT, VNPT, … Thực ra thì bạn có thể tự làm được thế nhưng khá là phức tạp và mất khá nhiều thời gian vừa mò mẫn vừa làm đấy thế nên bạn nên sử dụng dịch vụ của bên cung cấp chữ ký số để họ đăng ký cho bạn thời gian thì chắc mất khoảng 10 phút mà thôi, rất nhanh. Hầu như là dịch vụ này là miễn phí,

Bước 3: Bạn cần phải có phần mềm VNACCS – phần mềm khai báo hải quan

Sử dụng phần mềm VNACCS sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong việc khai báo hải quan điện tử đấy và nếu như bạn không có phần mềm này thì nên cài đặt cho mình ngay đi và chắc chắn rằng phần mềm này có thu phí rồi, mặc dù bạn tải từ website của công ty đi chăng nữa nhưng để sử dụng thì bạn cần bỏ ra một khoản chi phí sử dụng đối với mỗi đơn hàng đấy! Thế nên hãy tải phần mềm khai báo hải quan về để có thể làm tiếp các bước tiếp theo nhé!

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành đối với những loại sản phẩm hàng nhập khẩu có liên quan đến lĩnh vực y tế, kiểm dịch, vệ sinh an toàn thực phẩm …

Bước này chỉ dành cho hàng đặc thù phải làm thủ tục như mặt hàng ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của những người tiêu dùng tuy nó không phải là điều kiện bắt buộc của cơ quan hải quan nhưng nó lại liên quan trực tiếp đến lợi ích của công ty bạn đó vì vậy hãy cân nhắc và thỏa thuận với bên bán hàng bạn nhé!

Thông thường thì người ta sẽ làm thủ tục đăng ký ngay sau khi bạn nhận được giấy báo giao hàng từ bên công ty vận chuyển hoặc của hãng tàu ( giấy sẽ đến trước khi tàu đến khoảng từ 1 đến 2 ngày ). Sau khi hàng đến bên kiểm tra sẽ xem xét và nếu mọi sự thuận lợi họ sẽ đóng dấu và ký cho bạn.

Bước 5: Khai báo hải quan và gửi tờ khai hải quan

Bạn tiếp tục sử dụng phần mềm khai báo hải quan mà mình đã cài đặt trước đó sau đó tiến hành nhập cẩn thận các thông tin cần thiết của lô hàng vào bên trong tờ khai hải quan, có rất nhiều thông tin phải nhập vào thế nên hãy cẩn thận làm từng mục một, mục nào không rõ thì hỏi đồng nghiệp hoặc là tham khảo tờ khai hải quan của công ty mà bạn tải ứng dụng ý, gọi điện để họ giải đáp cho bạn.

Sau khi đã nhập đủ thông tin cần thiết nên kiểm tra lại, tránh sai sót sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian. Nếu như đã gửi đi và phát hiện sai sót thì bạn cần hủy tờ đơn đó ngay và khai lại chứ không được thông báo chỉnh sửa đâu nhé!

Sau khi được truyền chính thức rồi thì phía hải quan sẽ thông báo cho bạn biết thông qua 3 luồng sau: luồng xanh ( đã được thông qua chỉ cần nộp thuế và đến cơ quan hải quan làm nốt thủ tục là được ); luồng vàng ( Hồ sơ giấy sẽ được cơ quan hải quan kiểm tra lại ); luồng đỏ ( kiểm tra cả hồ sơ giấy lẫn việc kiểm tra thực tế lô hàng hóa ). Cuối cùng là bạn in tờ khai này ra là xong bước này!

Bước 6: Nhận lệnh giao hàng Dilivery Order – D/O từ phía hải quan

Bạn cần phải có được các thông tin cần thiết sau để có thể nhận được lệnh giao hàng từ phía hải quan: tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của người gửi hàng ( người phát lệnh ), vẫn đơn gốc, cùng với khoản đóng cho những phụ phí phát sinh trong quá trình vận chuyển và nhận hàng. Sau đó bạn cầm theo một số loại chứng từ sau đây: 1 bản photo chứng minh thư nhân dân, 1 bản photo vận đơn có đóng dấu của hãng tàu và cầm luôn theo cả vận đơn gốc đi nữa ( nếu có, không có thì thôi ), tiền phí chuyển khoản qua ngân hàng nên bạn nên cầm thẻ thanh toán đến để tiến hành chi trả cho nhân viên ngân hàng ngồi tại hãng tàu.

Bước 7: Chuẩn bị một bộ hồ sơ hải quan – in từ phần mềm

Cụ thể là bạn tiến hành in tờ khai hải quan mà bạn đã làm trước đó từ trên phần mềm với cả tờ in mã vạch trên website của cục hải quan nữa là hoàn thành bộ hồ sơ. Thế là bạn có thể hoàn thành tốt thủ tục cần thiết đối với tờ khai cho luồng xanh mà bạn nhận được từ bước 5.

Đối với luồng vàng thì phức tạp hơn  cần chuẩn bị: giấy giới thiệu của công ty để bạn đến làm việc với hải quan, in một tờ khai hải quan, in hoặc chụp hóa đơn thương mại, bản photo vận đơn, hóa đơn vận chuyển chụp hoặc in 1 bản, chứng nhận xuất xứ nếu có, giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành thì tùy thuộc vào từng trường hợp đã nói ở bước 4 mới phải nộp bản gốc cùng với một số chứng từ khác.

Đối với luồng đỏ thì bạn cần phải chuẩn bị y như đối với luồng vàng tuy nhiên bạn cần phải có thêm giấy giới thiệu và lệnh giao hàng để có thể làm thủ tục chứng từ kiểm hóa tại cảng hay kho nhé!

Bước 8: bước cuối cùng này bạn sẽ thực hiện làm thủ tục tại cơ quan hải quan

Đối với tờ khai luồng xanh thì bạn có thể nộp thuế rồi về là được, nên nắm chắc thông tin lô hàng để trong trường hợp bất trắc phía hải quan nghi ngờ và hỏi lại bạn một số thông tin xem có khớp với những gì bạn nói hay là không.

Tờ khai luồng vàng thì phức tạp hơn và có nguy cơ bị kiểm tra hàng hóa trực tiếp đối với lô hàng hóa giống luồng đỏ, bạn cứ bình tĩnh mà giải thích các mục với cơ quan hải quan thôi thì cũng có thể tạo được sự tin tưởng đối với các nhân viên hải quan đó!

Đối với tờ khai luồng đỏ thì thật phức tạp đấy, chủ hàng sẽ tốn thêm chút thời gian và tiền bạc hơn và những người lần đầu làm thì dễ bị luồng đỏ hơn đó. Khá là phức tạp: bạn đến cơ quan hải quan, sau khi trình bày và khai báo cơ quan hải quan sẽ chuyển chứng từ về cho bên kiểm hóa check cam nếu như không có vấn đề gì xảy ra thì sau đó bạn sẽ được gọi quay lại cục hải quan giải quyết vấn đề thông quan cho lô hàng.

Sau khi hải quan ký giấy thông qua cho bạn là xong rồi.

Thực sự rất phức tạp phải không nào? Và chắc chắn ai cũng mong muốn mình nhận được luồng xanh từ phía cơ quan hải quan rồi. Hy vọng rằng với những chia sẻ vừa rồi bạn đã nắm được phần nào quy trình thực hiện làm thủ tục hải quan rồi chứ. Nếu như vẫn còn hoang mang thì mình nghĩ bạn nên tìm đến các công ty làm dịch vụ khai báo hải quan ấy sẽ giúp bạn hoàn thành tốt hơn và chuyên nghiệp hơn nhiều bạn cũng có thể học hỏi được vài điều từ họ.

Chúc các bạn thành công!