Chắc hẳn các bạn đã không ít lần nghe tới thuật ngữ “hành chính nhân sự” nhưng liệu bao nhiêu người hiểu rõ nhân sự là gì và các công việc của nhân viên hành chính nhân sự bao gồm những gì? . Nếu bạn đang quan tâm có định hưởng đổi nghề qua làm nhân sự thì đừng bỏ qua bài viết này.
Hành chính nhân sự là một ngành nghề rất được nhiều người quan tâm hiện nay, từ việc tìm ngành học tại các trường đại học đào tạo chuyên nghiệp cho đến các trung tâm đào tạo các khóa nghiệp vụ ngắn hạn liên quan đến hành chính nhân sự. Trước tiên, các bạn phải hiểu rõ, hành chính nhân sự thật sự là một ngành nghề như thế nào, và thực trạng của ngành nghề hành chính nhân sự hiện nay ra sao?
Nghề hành chính nhân sự là nghề gì?
Hành chính và nhân sự là hai mảng riêng biệt với chức năng khác nhau nhưng bổ trợ cho nhau. Ở những doanh nghiệp quy mô lớn hoặc các tập đoàn đa quốc gia, hai chức năng này thuộc hai phòng ban khác nhau. Tuy nhiên hiện nay, ngành hành chính nhân sự được đào tạo như một ngành nghề chung tại các trung tâm dạy nghề, trường cao đẳng đại học.
Hành chính nhân sự là vị trí đảm nhiệm chức năng của sự tổ hợp hai nhiệm vụ giữa “Hành chính” và “Nhân sự”, nghĩa là bạn sẽ làm việc và chịu trách nhiệm với các công việc liên quan tới thủ tục hành chính nói chung của công ty và thực hiện tổ chức các công tác văn thư để lưu trữ thông tin của nhân viên.
Thực trạng ngành nhân sự hiện nay
Từ khái niệm trên, đi đến thực trạng dựa trên một nghiên cứu được thực hiện trên 100 doanh nghiệp chuyên về sản xuất trên khắp cả nước, chúng ta có:
- 95% công ty được khảo sát không có sự gắn kết giữa chiến lược kinh doanh và kế hoạch nhân sự;
- Trên 90% công ty thiếu phương pháp thực thi, không có mô hình để triển khai, không có hệ thống tự động mô tả công việc cho nhân viên;
- 95% công ty thiếu các công cụ quản trị nhân sự;
- 90% bộ phận HR không có/thiếu dữ liệu để ra các quyết định và tham mưu chiến lược cho lãnh đạo;
- Chỉ 6% có đầu tư công nghệ cho quản trị nhân sự
Điều này cho thấy, nhân lực liên quan đến nhân sự được các công ty săn đón rất nhiều, nên mức lương từ đó cũng được nâng lên đáng kể. Tuy nhiên, cũng bởi do tình trạng thiếu nhân viên nhân sự có trình độ năng lực chuyên môn đủ để phục vụ cho các doanh nghiệp nên xảy ra tình trạng thiếu sự liên kết giữa bộ phận nhân sự với các bộ phận khác. Làm cho hiệu quả lao động tại các doanh nghiệp, tập đoàn không đạt đúng yêu cầu của doanh nghiệp.
Do đó, vai trò của người làm nhân sự vô cùng quan trọng. Nếu làm tốt công tác nhân sự thì khối lượng công việc của các bộ phận cũng giảm tải đi do có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận cũng như nội dung của cấp trên được truyền tải đúng xuống từng bộ phận. Vậy nên khả năng giao tiếp và tổ chức của một người làm nhân sự cần phải được nâng cao để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Vậy thực tế, bộ phận nhân sự là làm gì?
Theo chúng tôi được biết, trong một phòng ban nhân sự có rất nhiều công việc nhỏ,riêng rẽ khác nhau, mỗi thành viên, mỗi nhóm trong phòng ban sẽ chịu trách nhiệm ở vị trí, cụ thể như sau
- Công tác tuyển dụng: lập kế hoạch tuyển dụng, đăng thông báo tuyển dụng, sàn lọc CV của ứng viên, thông báo trúng tuyển…
- Xử lí bảng lương: Cụ thể công việc này có thể chia thành một mảng riêng là C&B, cụ thể của công việc này là tính lương bổng và phúc lợi. Công việc cụ thể là lập bảng tính lương, chỉnh sửa các chế độ phúc lợi cho nhân viên, lập bảng KPI, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế…
Nhiều công ty không phân biệt rõ công việc của bộ phận hành chính và nhân sự nên khi bạn ứng tuyển vào vị trí nhân sự thì bạn cũng cần phải biết các nghiệp vụ về hành chính trong đơn vị như:
- Quản lí hồ sơ giấy tờ: công việc này buộc bạn phải biết cách sử dụng tin học văn phòng để soạn thảo các văn bản hành chính, lưu giữ sơ yếu lí lịch, văn bản hành chính,…
- Công tác lễ tân: Đây là công việc đòi hỏi khả năng giao tiếp của bạn khi phải tiếp nhận giao dịch với khách hàng thông qua 2 hình thức là trực tiếp tại quầy hoặc điện thoại, email; tiếp đón khách mời , việc đơn giản nhất bạn phải biết ghi chép thông tin cuộc gọi nhận được từ các đơn vị đến có gì đáng lưu ý để thông báo cho cộng sự cùng biết.…
- Quản lí tài sản, thiết bị: các tips công việc cơ bản cần biết như lập bảng mua, sử dụng các văn phòng phẩm trong công ty, chịu trách nhiệm quản lí những hư hao, thiệt hại của các tài sản quản lý tài sản hư hỏng
Như vậy, bài viết trên đã liệt kê ra cơ bản những đầu mục công việc của nhân viên nhân sự phải làm tưởng dễ mà không hề dễ bạn sẽ có rất nhiều đề mục công việc nhỏ cần thực hiện vì vậy cần ưu tiên những người có kỹ xắp xếp công việc thật hợp lý tránh tình trạng nước tới tân mới nhảy, hấp ấp bạn sẽ không làm được việc đâu.
Ngoài ra cần có kỹ năng nghiệp vụ cơ bản như nghiệp vụ hành chính kỹ năng quản lý về tin học văn phòng.
Chắc bạn đã hình dung được phần nào công việc nhân sự mình sẽ làm gồm những gì rồi đúng không nào, chúc bạn sẽ làm tốt công việc này trong thời gian tới
Hy vọng nhận được những đóng góp của các bạn.
Nguồn: Thanh Lam -Tổng hợp
Chat với tư vấn viên
Gọi ngay