225 lượt xem

Công Việc Của Nhân Viên Chứng Từ Phải Làm Là Gì?

Công việc của nhân viên chứng từ phải làm là gì?

Nhân viên chứng từ trong ngành xuất nhập khẩu hiện đang được tuyển dụng rất nhiều, công việc này phù hợp với cả nam và nữ nên nhu cầu tìm kiếm về mô tả công việc sẽ phải làm những gì và lợi ích trong tương lai khá cao.

Với lý do trên, tác giả xin được tổng hợp và chia sẻ một số thông tin liên quan đến vị trí này qua bài viết dưới đây. Chúng ta cùng tham khảo nhé!

Công việc của nhân viên chứng từ phải làm là gì?
Công việc của nhân viên chứng từ phải làm là gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu chỉ là tên gọi chung

Nhân viên chứng từ hay còn gọi là Document staff là tên gọi chung chung khi tuyển dụng nhưng khi làm việc bạn sẽ thấy chia ra nhiều mảng khác nhau. Trong các công ty kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu – logistics như: Coloader, Forwarder, Carriers thường tuyển dụng các vị trí: 

  • Chứng từ hàng sea xuất 
  • Chứng từ hàng sea nhập 
  • Chứng từ hàng air xuất – nhập khẩu 
  • Nhân viên chứng từ khai báo hải quan
  • Chứng từ bộ phận cước – logistics 
  • Chứng từ vị trí thanh toán quốc tế 
  • Chứng từ bộ phận thủ tục hải quan giấy phép… 
Công việc nhân viên chứng từ được chia thành nhiều mảng
Công việc nhân viên chứng từ được chia thành nhiều mảng

Ngoài ra, ở các công ty sản xuất thương mại, mua bán xuất nhập khẩu, vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cũng được xem là vị trí nhân viên mua hàng – Purchasing Staff.

Một nhân viên chứng từ thường làm những gì?

Tùy từng vị trí và quy mô doanh nghiệp mà nhân viên chứng từ sẽ làm việc ở mức độ nào nhưng các nghiệp vụ cơ bản bạn cần phải làm được như sau: 

  • Sau khi thỏa thuận giá cả với khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ nhận Booking từ khách hàng.
  • Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và sắp xếp theo tiến độ của công việc. 
  • Làm hợp đồng, soạn thảo hóa đơn, invoice, PO, Packing list, DO… 
  • Chuẩn bị chứng từ, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa như làm C/O, lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đặc biệt.
  • Làm chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu cung cấp các thông tin cần thiết Làm House Bill, hoặc Telex Release trong những trường hợp cần thiết, ngoài ra làm các hợp đồng khác như thuê cont, bãi, kiểm soát các loại phí phí DEM/DET, vệ sinh, vận chuyển cont… 
  • Thanh toán quốc tế làm hợp đồng, chuẩn bị chứng từ theo hình thức: L/C, T/T, D/A… 
  • Lưu trữ hồ sơ đặt hàng, mua hàng, như: Thư từ giao dịch liên quan, đơn đặt hàng, bộ chứng từ, hàng mẫu, luôn nắm được tình hình và kiểm soát được lịch chuyển hàng và giao nhận hàng, giải quyết thông tin phát sinh liên quan khi giao nhận hàng, thông quan, vấn đề thuê xe vận tải, kho bãi…
  • Liên hệ với đại lý nước ngoài về vận chuyển hàng hóa, thông tin vận tải, giá cả những vấn đề khác kết hợp với phòng kế toán và những phòng ban khác để bảo đảm tiến độ công việc 
  • Cập nhật thông tin văn bản pháp luật liên quan đến dịch vụ hàng hóa
Nhân viên chứng từ cần nắm vững nghiệp vụ nào?
Nhân viên chứng từ cần nắm vững nghiệp vụ nào?

Về cơ bản là những đầu việc như vậy còn làm thêm gì bạn sẽ thực hiện theo phân công của cấp trên và mức độ chuyên môn hóa của công ty bạn. 

Đặc thù và yêu cầu công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

  • Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải xử lý rất nhiều việc do đặc thù xuất nhập khẩu là giải quyết những tình huống vận tải và sử dụng hàng hóa. Họ cần sự tập trung và tư duy logic, kỹ năng đàm phán vì mỗi tình huống vận chuyển khác nhau, đòi hỏi nhân viên chứng từ phải nắm được bản chất công việc mình đang làm. Nhân viên chứng từ phải cẩn thận và cần có thái độ tốt. Mọi sai lầm đều có thể dẫn đến hao tổn chi phí của các bên nên có câu nói thế này: “Mọi sai lầm đều phải trả giá bằng tiền hoặc rất nhiều tiền”. (Câu nói trên chỉ là hình ảnh tượng trưng, mọi người đừng quá tiêu cực hóa nó nhé). Vì thế, bạn phải biết cách tự chịu trách nhiệm với những gì mình đã làm. Cách tốt nhất ở đây là biết tổ chức, sắp xếp các công đoạn sao cho hợp lý, làm theo trình tự để đảm bảo công việc của 1 ngày được hoàn thành. 
  • Về áp lực thì mình không nói vì ngành nào mà chả có áp lực đúng không? 
  • Có khả năng giao tiếp Tiếng Anh mức độ cơ bản: Vviết mail, gọi điện, đọc tài liệu tiếng anh. 
  • Nhân viên chứng từ cần có kĩ năng tin học văn phòng, biết sử dụng các công cụ, phần mềm tính toán, quản lý dữ liệu cần thiết. 
Làm nhân viên chứng từ có thật sự khó?
Làm nhân viên chứng từ có thật sự khó?

Cơ hội nào cho người chưa có kinh nghiệm ứng tuyển vào vị trí này?

Như bạn thấy đấy, dù vị trí này là vị trí phổ biến, nhiều công ty tuyển nhưng nếu bạn hoàn toàn là một newbie trong ngành, chưa có kinh nghiệm thì sao?

Bạn nghĩ đi học việc 01 thời gian, làm không lương cho người ta để có kinh nghiệm thì mới tự tin đi làm nhưng trên cương vị nhà tuyển dụng thì họ không thích nhận một người học việc vì không trả lương đồng nghĩa với việc bạn và họ chẳng có gì ràng buộc gì, nên bạn có thể thích thì tới, làm sai thì bỏ vậy ai chịu trách nhiệm… Đó là lý do hầu như các công ty hầu như không tuyển thực tập sinh, người học việc không lương, trừ khi là người nhà có sự hỗ trợ. Vì vậy, đối với những người mới hoàn toàn, mình cực kì khuyến khích các bạn tự trang bị kiến thức nghiệp vụ trước khi dấn thân. 

Cơ hội làm việc của nhân viên chứng từ
Cơ hội làm việc của nhân viên chứng từ

Tuy nhiên, nhiều công ty lại không thích tuyển người có kinh nghiệm rồi vì ở công ty cũ, cách làm như vậy mới đúng nhưng khi qua doanh nghiệp mới cách làm đó không phù hợp nữa. Vì vậy, với một số người bảo thủ, chậm thích nghi sẽ mất thời gian lâu để thay đổi thành ra lại là trở ngại trong quá trình làm việc. Mình có nghe một câu chuyện mà thầy dạy nghiệp vụ mình kể lại: Công ty tuyển dụng vị trí chứng từ sea xuất – nhập, họ tuyển 02 người: 01 bạn mới chưa có kinh nghiệm được đào tạo khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu cơ bản và 01 người đã có 03 năm kinh nghiệm khi vào môi trường mới chỉ sau 02 tuần bạn chưa có kinh nghiệm làm tốt hơn về quy trình mặc dù hơi chậm hơn 01 chút vì bạn ấy luôn cố gắng học hỏi và ghi nhớ cẩn thận những gì được hướng dẫn, còn người có kinh nghiệm rồi thì thường xuyên sai sót khi làm hoặc không nhận góp ý từ đồng nghiệp vì nghĩ không cần thiết và cho rằng không làm được ở đây thì qua chỗ khác làm nên họ không cố gắng hết mình và nếu phải chọn nhận ai thì bạn biết rồi đó.

Tạm kết:

Từ những ví dụ trên, người chưa có kinh nghiệm với người đã có kinh nghiệm đều có những thế mạnh riêng. Vậy nên, cơ hội đến với ai là do sự thích nghi, sự chuẩn bị và cố gắng của bản thân mỗi người. “Hiệu suất lao động” là thứ vũ khí chắc chắn bạn nên đưa ra để thuyết phục nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, nhớ sau khi thuyết phục được rồi thì bạn phải chứng minh nhé. 

Cơ hội phát triển của nhân viên chứng từ rất lớn
Cơ hội phát triển của nhân viên chứng từ rất lớn

Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn thêm nhiều thông tin bổ ích để có cái nhìn tổng quát hơn về việc một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần làm những gì. Tác giả cũng mong thông qua đây sẽ có thêm động lực cho các bạn mới bước chân vào nghề hoặc các bạn muốn chuyển ngành ước chừng được cơ hội việc làm của mình mà đưa ra quyết định đúng đắn nhất.

Chúc bạn thành công!

Nguồn: Trà Linh – Biên tập viên

Bài viết mới cập nhật:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *