1056 lượt xem

Cách Làm Packing List Như Thế Nào Là Đúng?

Cách Làm Packing List Như Thế Nào Là Đúng?

Packing List ( bảng kê chi tiết về hàng hóa ) là chứng thường thấy trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Có nhiều loại mẫu Packing List khác nhau, bạn không cần phải tuân theo 1 mẫu cố định có thể tự tạo form phù hợp với nguyên tắc đảm bảo những thông tin bắt buộc có trên chứng từ này.

Để có thể hiểu rõ hơn về vai trò của packing list trong ngành xuất nhập khẩu thì mời các bạn tham khảo bài viết dưới đây.

  • Packing list là phiếu đóng gói hàng hóa ( danh sách đóng gói ) hay bạn có thể hiểu đơn thuần packing list là bảng kê chi tiết về hàng hóa cũng được. Dựa theo tập quán của người Việt thường gọi packing list là phiếu đóng gói dùng để mô tả chi tiết các nội dung như việc mô tả về đóng gói lô hàng, số lượng, kết cấu đóng gói nhưng mô hình chung packing list lại hoàn toàn không thể hiện giá trị lô hàng.

Các Loại Packing List Thường Gặp Trong Xuất Nhập Khẩu 

Trên thực tế người ta phân packing list thành ba loại sau đây:

  1. Detailled packing list:  phiếu đóng gói chi tiết, đối với loại phiếu đóng gói này thể hiện được chức năng giống như cái tên của nó vậy, tức là phiếu đóng gói hàng hóa với nội dung chi tiết về cả người bán, người mua, hãng tàu, đơn vị vận chuyển, …v…v… Nói chung là các nội dung bên trong phiếu đóng gói này rất chi tiết.
  2. Neutrai packing list:  được hiểu là phiếu đóng gói trung lập, đối với loại phiếu đóng gói này nêu lên các nội dung khá là chi tiết trừ việc nội dung phiếu đóng gói trung lập không chỉ ra được tên người bán hàng ( chủ hàng – shipper ).
  3. Packing and weight list: Tức phiếu đóng gói kiêm cả bảng kê trọng lượng hàng hóa, đối với loại phiếu đóng gói này kèm theo cả bảng kê trọng lượng của hàng hóa để tiện cho việc tính toán của người nhận hàng.

Những loại packing List này bên vận tải hoặc Forwarder sẽ yêu cầu chủ hàng cung cấp thông tin để nhân biết đóng gói hàng hóa.Ngoài ra hãng tàu có phát hành packing cho bên vận tải gọi là Container Packing List ( Packing List hạ) – Hãng tàu yêu cầu bên vận tải cung cấp thông tin để có phương án đóng hàng và xếp cont lên tàu.

Quy Trình Phát Hành Packing List 

Bạn có thể dùng mãu có sẵn điền vào những thông tin theo hướng dẫn từ nhân viên chứng từ tai các công ty FWD.

Trường hợp nếu doanh nghiệp tự tạo form Packing List cần lưu ý những thông tinchỉnh sửa, bổ sung các thông tin tương ứng tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp bạn cũng như là phía đối tác ( hoàn toàn có thể sửa được ), tuy nhiên việc chỉnh sửa cần đảm bảo được các thông tin cơ bản sau ( không được bỏ qua các thông tin quan trọng này ):

  • Thông tin của người mua hàng ( consignee ) như tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax nếu có của công ty.
  • Thông tin của người bán hàng ( chủ hàng – shipper ) như tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax của công ty.
  • Các thông tin về tên tàu, số chuyến tàu: mỗi hãng tàu có một tên riêng và trong mỗi hãng tàu thì lại có các số ký hiệu riêng dành cho tàu thế nên tên cũng khác biệt điều này được ghi vào trong phiếu đóng gói nhằm phòng tránh sự nhầm lẫn khi mà người nhận hàng bốc nhầm hàng từ tàu khác. Số chuyến cũng có ý nghĩa tương tự như vậy.
  • Các thông tin về hàng hóa từ số lượng thùng hàng, cách thức đóng hàng, kích thước thùng hàng – kiện hàng, mô tả chi tiết về hàng hóa, thể tích đối với những mặt hàng chất lỏng như xăng dầu.
  • Mã hợp đồng và điều kiện giao hàng.

Vai Trò Của Packing List Trong Bộ Hồ Sơ Chứng Từ 

  • Dựa vào thông số trên  packing list cho chúng ta biết được số lượng, trọng lượng, thể tích ( đối với các hàng hóa là chất lỏng ví dụ như xăng dầu ).
  • Ngoài ra packing list bao gồm các thông tin như cách thức đóng gói bao bì, kích thước thùng hàng – kiện hàng, số lượng hàng cũng như quy cách đóng gói hàng hóa để từ đó các bạn có thể dễ dàng tính toán được các thông số thời gian cũng như cách thức dỡ hàng hóa là bằng tay hay bằng xe nâng hàng để vận chuyển từ đó các bạn có thể bố trí thời gian cũng như nguồn nhân lực để sắp xếp lại kho hàng hóa,
  • Thuê hương tiện vận chuyển ( xác định được khối lượng hàng hóa để xem mình nên lựa chọn loại xe nào, vận tải được bao nhiêu hàng với khối lượng hàng hóa được viết trong phiếu đóng gói hàng hóa ).
  • Bố trí nhân công và phương tiện bốc dỡ hàng hóa kịp thời, … Và một lưu ý dành cho bạn là ngay sau khi hàng hóa được đóng thùng – kiện hàng xong thì người bán hàng sẽ gửi cho người mua packing list để người mua hàng có thể kiểm tra hàng hóa trước lúc nhận được hàng vì vậy mà bạn cứ an tâm chuẩn bị và bố trí thực tốt trước khi hàng tới.

Chúc các bạn thành công!

Bài viết mới cập nhật:

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *